Есть ли унифицированная форма для положения о премировании?

– Нет.

Можно ли предлагать работнику заполнить готовый бланк заявления на увольнение? 

– Нет, нельзя.

Кадровая документация – непременная часть деятельности любой организации. Казалось бы, зачем работодателю заниматься разработкой документов самостоятельно, когда есть готовые. В продаже всегда в наличии сборники типовых трудовых договоров, а в Интернете существует множество сайтов с бесплатными образцами и шаблонами. Однако надо иметь в виду, что использовать их нужно осмотрительно.

Унифицированные формы: предел допустимой самодеятельности

Для юридического закрепления основных кадровых действий разработаны унифицированные формы¹ (перечень в таблице на стр. 60).

Перечень наиболее используемых унифицированных форм документов по учету кадров и рабочего времени⁴

Они разрабатываются едиными для всех и потому не могут учитывать потребности конкретного работодателя. Тем не менее кадровик может адаптировать унифицированные формы к деятельности своей организации. Но корректировки должны иметь разумные пределы. При изготовлении бланков на основе унифицированных форм первичной учетной документации можно вносить дополнительные реквизиты, расширять и сужать графы и строки, включать дополнительные строки².

Вносимые дополнения должны быть утверждены приказом или распоряжением директора (образец на стр. 63).

Конечно, эти стандартные бланки охватывают не все вопросы в области труда, поэтому специалисту кадровой службы приходится разрабатывать их самостоятельно (таблица на стр. 61). Чтобы документ имел юридическую силу, при его подготовке нужно соблюдать действующие нормы законодательства (ч. третья ст. 11 ТК РФ), а также общегосударственные правила составления и оформления документов³.

Перечень некоторых документов, для которых не предусмотрено типовой формы

Документы в тему

Какие ошибки повторяются в шаблонах из открытых источников?

У шаблонов кадровых документов, находящихся в открытом доступе, есть общий существенный недостаток. Они не отражают специфику хозяйственной деятельности организации, ее корпоративной культуры и не учитывают возможностей организации по применению кадровой документации.

Шаблон трудового договора. Во всех типовых трудовых договорах присутствует условие об испытательном сроке, которое не является обязательным и не должно распространяться, например, на сотрудников, принятых на работу в порядке перевода (ст. 70 ТК РФ). Еще одно слабое место шаблонов – неверные сведения. Так, например, при заключении договоров со студентами компании часто пользуются шаблонами срочных трудовых договоров. А в них забывают включить обязательные условия (место работы, причину заключения срочного договора, режим труда и т. п.).

Как правило, в готовых трудовых договорах упущены обязательные условия (ст. 57 ТК РФ):

• о социальном страховании работника;
• о режиме рабочего времени, месте работы;
• о составных частях заработной платы – районных коэффициентах, надбавках, доплатах за работу во вредных условиях труда;
• специфические, характерные для отдельных категорий работников.

Пример

Во время проверки крупной торговой организации инспекторы труда обнаружили, что с работниками-инвалидами заключался обычный трудовой договор. Не было учтено, что инвалидам I и II группы положена сокращенная продолжительность рабочего времени – не более 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). Соответственно, имело место нарушение трудового законодательства и систематическая переработка этой категории работников, что стало поводом для привлечения работодателя к административной ответственности по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Шаблоны должностных инструкций. Опасны тем, что содержат расплывчатые, неконкретные формулировки и могут не отражать все нюансы работы. Содержание должностных инструкций всегда должно быть предварительно согласовано с непосредственным руководителем принимаемого работника, поскольку вполне возможно, что необходимо установить какие-то специфические обязанности. Так, например, менеджер по оптовым продажам компании, торгующей автомобильными запчастями, и менеджер по оптовым продажам зерна должны выполнять совершенно разный функционал. Более того, даже инструкции двух специалистов, занимающихся одинаковыми видами деятельности, могут отличаться, если принять во внимание, что эти сотрудники включены в системы организационного взаимодействия, индивидуальные для каждой компании. В интересах работодателя как можно подробнее составить должностную инструкцию, четко прописать обязанности и подчиненность сотрудника. Это принесет пользу при возникновении судебного спора, проведении проверок, разрешения конфликта в коллективе.

Пример

Директор уволил менеджера по рекламе за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, которое, по мнению начальства, выражалось в том, что сотрудник не составлял ежедневных письменных отчетов о своей работе, а передавал руководству информацию о состоянии рынка рекламных услуг устно. Процедура увольнения была соблюдена безупречно, но в организации отсутствовала инструкция менеджера по рекламе. В трудовом договоре сотрудника было условие о том, что он должен извещать своего руководителя обо всех изменениях рынка рекламных услуг, но в какой форме (письменной или устной) – не уточнялось. Это помогло менеджеру выиграть спор в суде.

Шаблоны локальных нормативных актов. Созданные при помощи Интернета, они наполнены лишней информацией и зачастую противоречат друг другу. Широко распространенный пример подобного использования образцов – Правила внутреннего трудового распорядка. На сайтах Всемирной паутины представлена масса различных вариаций этого документа, часть из которых устарела, поскольку не приведена в соответствие с изменениями Трудового кодекса. Но даже в актуальных образцах вряд ли указаны, например, должности, для которых установлен ненормированный рабочий день именно в вашей компании.

Словарь кадровика

Правовые последствия ошибок

Ошибочно указанная или неуказанная информация может привести к самым серьезным правовым последствиям (таблица). Соблюдение работодателем трудового законодательства, наличие и правильность заполнения и (или) принятия документов по кадровой работе, проведение мероприятий по охране труда контролирует трудовая инспекция (Роструд) (ст. 353 ТК РФ).

Пример

У компании есть обособленные подразделения в регионах, но поскольку головное предприятие находится в Москве, кадровики использовали шаблон трудового договора без учета районных особенностей. При проверке инспекторы указали на то, что такое соглашение нарушает права работников. В связи с чем работодателю пришлось внести изменения в трудовые договоры и выплачивать оклад с учетом районного коэффициента.

Административная ответственность за нарушение трудового законодательства

Разрабатываем типовой трудовой договор

При создании трудового договора стоит разобраться:

На практике кадровики создают несколько шаблонов трудового договора. Особенно если в организации применяются различные режимы рабочего времени, поскольку это влечет за собой изменение способа оплаты. В этом случае в разделы «Режим рабочего времени, время отдыха» и «Оплата труда» трудового соглашения вносятся дополнения.

Пример

Специалист отдела кадров при составлении трудовых договоров воспользовался образцами из сборников. Формальное отношение привело к тому, что во всех договорах:

• указывалось место работы без цехов и отделов, хотя в приказах о приеме на работу и в трудовых книжках они оговаривались;
• указывалось место выплаты заработной платы – касса организации, хотя руководителям зарплата начислялась на банковские карты;
• говорилось о пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями, а по факту часть работников работала по графикам сменности.

В итоге копирование шаблонов кадровой документации привело к потере кадровиком профессиональной репутации.

Оптимизируем кадровый документооборот

Cведите к необходимому минимуму пакет кадровой документации. Это лучший способ соблюсти требования законодательства и избежать ошибок при создании документов, в которых будет содержаться только существенная информация. Для этого советуем разработать инструкцию по кадровому делопроизводству. В ней предусмотрите шаблоны всех документов по личному составу с учетом специфики организации, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации.

Чтобы ошибок стало меньше, стоит размещать образцы на внутреннем портале, чтобы каждый работник мог ознакомиться с ними. При этом нельзя предлагать сотрудникам подписывать готовые бланки заявлений (например об увольнении по собственному желанию). Работник должен составлять их самостоятельно (от руки). В противном случае подписанный бланк заявления он может оспорить в суде.

1 Утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

2 Постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

3 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

4 Утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

5 Положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта РФ, утвержденное постановлением Правительства РФ от 25 августа 1992 г. № 621.

6 Устав, утвержденный постановлением Правительства РФ от 23 мая 2000 г. № 395.

7 Утверждены постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 20 июля 1984 г. № 213.

8 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных». 

Редакция журнала «Кадровое дело» http://delovoymir.biz/ru/columns/2468/
Подробнее:http://delovoymir.biz/ru/columns/2468/