Как действовать: составить сметы предстоящих расходов по каждому исследованию и на их основе сформировать резерв, отразить в учетной политике решение о создании резерва и его срок, утвердить налоговые регистры для правильного учета расходов.

В случае если научные исследования и опытно-конструкторские разработки (НИОКР) нацелены на создание новой или усовершенствование производимой продукции, а также технологий, методов организации производства и управления, то их стоимость можно учесть в расходах по налогу на прибыль. Но на практике компании сталкиваются с целым рядом сложностей. Ведь такие разработки и исследования, как правило, недешевы, могут продолжаться от пары месяцев до нескольких лет. Раньше признавать такие расходы можно было только в том периоде, в котором были завершены работы либо их отдельные этапы. Но с 2012 года компании вправе создавать резервы по НИОКР. Как это работает: налогоплательщик постепенно резервирует предстоящие расходы и списывает фактические затраты за счет суммы созданного резерва. Если резерв слишком велик или его средств недостаточно, то производятся корректировки, в ходе которых «выравниваются» плановые и фактические показатели. Резервы выгодны компании, так как для списания затрат ей больше не придется ждать завершения работ.

Размер резерва расходов на НИОКР ограничен сметой на реализацию программы проведения НИОКР. При составлении сметы важно строго придерживаться утвержденной кодексом классификации (п. 2 ст. 262 НК РФ). Дело в том, что налоговые органы смогут проверить правильность определения размера отчислений в резерв на НИОКР только с использованием сметы (или документов, на основе которых она была составлена). Если расходы не будут формально соответствовать приведенному в Налоговом кодексе перечню, компания рискует столкнуться с проблемами при подтверждении правомерности их учета в составе резервов.

В случае когда сотрудники компании во время проекта по НИОКР выполняют свою текущую работу, расходы учитываются пропорционально времени, затраченному на исследования (п. 3 ст. 262 НК РФ). Следовательно, нужно быть готовыми предоставить инспекторам по их запросу подтверждающие документы, например, выгрузки из электронной системы учета рабочего времени с подробной расшифровкой.

Статья Налогового кодекса, регулирующая учет расходов на НИОКР, требует отражения в учетной политике решения о создании соответствующего резерва (п. 2 ст. 267.2 НК РФ) и его срока. Помимо этих сведений следует также указать методику формирования резерва и порядок его инвентаризации. Что же касается размера, то кодекс не содержит требований по его отражению в учетной политике. Более того, поскольку общий размер резерва на НИОКР состоит из сумм произведенных в него отчислений с учетом установленных лимитов, то итоговая сумма не может быть определена заранее на момент утверждения учетной политики для целей налогообложения на очередной календарный год.

Резерв для реализации каждой утвержденной программы проведения НИОКР может создаваться на срок, на который запланировано проведение соответствующих разработок, но не более двух лет (п. 2 ст. 267.2 НК РФ). У Налогового кодекса нет требований к составлению таких программ. Теоретически программа НИОКР может предусматривать проведение множества исследований с разными сроками. Но на практике становится непонятно, нужно ли создавать резерв под каждую работу и исследование или можно сформировать резерв в отношении всех предусмотренных программой разработок и как в таком случае определить срок создания резерва. В принципе, возможно создание единого резерва, если сроки НИОКР совпадают. В противном случае возникает риск претензий со стороны налоговых органов. Например, если одна из разработок началась до формирования общего резерва, но первые фактические затраты были понесены уже после этого момента, инспекторы могут оспорить их списание за счет суммы созданного резерва. Судебная практика по этому вопросу еще не сложилась. Поэтому безопаснее и прозрачнее формировать на каждую НИОКР отдельный резерв.

Кроме того, возникает вопрос по поводу размера предельных отчислений в резерв (3% от выручки за вычетом отчислений на формирование фондов поддержки научной деятельности). Из текста данного положения неясно, применять ли его к каждому конкретному резерву на отдельную НИОКР или же ко всем резервам в целом. Первый подход рискован и, скорее всего, будет оспорен налоговыми органами, поскольку приводит к существенному занижению налоговой базы. Поэтому предельный размер отчислений в резерв должен быть применен к суммарным отчислениям, рассчитанным по всем НИОКР.

Кодексом не предусмотрено каких-либо переходных положений для учета расходов на НИОКР, начатых до 1 января 2012 года. Вместе с тем нет и ограничения о включении в состав резерва данных работ. Для этого в программу следует включить информацию о сроке окончания НИОКР и оставшейся стоимости запланированных работ в требуемой классификации расходов. При этом расходы, фактически осуществленные до 1 января 2012 года, не следует включать в резерв. Они должны быть признаны независимо от результата после завершения этих работ (отдельных этапов) и/или подписания сторонами акта сдачи-приемки (письмо Минфина России от 28.05.12 № 03-03-06/1/282). Риск споров с налоговыми органами можно значительно снизить, если завершить данные НИОКР в 2012 году. В таком случае расходы на формирование резерва и фактические расходы на разработки будут понесены в одном налоговом периоде.

Для учета расходов на НИОКР необходимо использовать специальные налоговые регистры. Основные требования к их оформлению прописаны в статье 332.1 НК РФ. Этих требований достаточно много, и на практике вместо одного документа создают несколько регистров учета затрат на НИОКР.