Меню сайта
Архиважно!
форма входа
Логин:
Пароль:
жжём воду и кирпич
жжём сосульку
Друзья сайта
  • Официальный блог
  • Сообщество uCoz
  • FAQ по системе
  • Электромб жилища
  • Экономим с МИМ
  • Статистика

    Онлайн всего: 1
    Гостей: 1
    Пользователей: 0
    вопрос-ответ
    500
    Пипец ЖКХ
    от сосулек...
    МИМ-сюрприз...
    Каталог файлов
    Главная » Файлы » Мои файлы

    Регламентируем использование штампов в работе кадровика
    13.12.2012, 08:08

    В практике работы кадровика часто встречается подготовка и оформление различных кадровых документов. Для экономии времени на заполнение стандартных реквизитов и бланков при заверении документов, а также оптимизиции однотипной и рутинной работы, специалистам по учету кадров целесообразно использовать различные штампы. В данной статье рассматривается, как регламентировать работу по учету штампов (кроме гербовых и приравненных к ним печатей и самонаборных штампов). Также разъясняется, какие виды штампов наиболее часто используются в повседневной работе кадровой службы организации.

    Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма размеры и технические требования», разработанном в соответствии ФЗ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ.

    В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.

    До 2005 г. на территории столицы действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы», утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98 № 843-РМ (далее – Временные Правила), которые подробно регламентировали эти вопросы.

    С принятием московским Правительством Постановления от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП «О ликвидации Московской регистрационной палаты» Временные правила прекратили свое действие, однако содержащиеся в них требования успели войти в деловую практику и стали ее обыкновениями, поэтому статья изложена через призму этого уже недействующего акта.

    Размеры и формы штампов

    Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной и квадратной формы, где обычно указывается справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.?п.), а также треугольные – как правило, используемые для внутренних документов и справок.

    Временные Правила предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70 × 100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27 × 10 мм, 38 × 14 мм, 47 × 18 мм, 59 × 23 мм, 69 × 30 мм, 76 × 37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.

    До 2005 г. на территории столицы действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы», утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98 № 843-РМ, которые подробно регламентировали порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов

    Также размер штампа с припуском можно рассчитать по формулам:

    Длина = количество знаков

    в самой длинной строке (с пробелами) × 2 (мм),

    Ширина = количество

    строк текста × 5 (мм)

    Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую вы хотите указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.

    Кстати

    Современный толковый словарь русского языка дает следующее определение штампа.

    Штамп (от ит. stampa) – это 1) форма с углублением или рельефным изображением текста рисунка или украшения, служащая для тиснения на переплетной крышке (в полиграфии); 2) вид печати обычно прямоугольной – с выпуклым изображением названия учреждения организации, адреса и т.п. С юридической точки зрения, если печать удостоверяет или подтверждает какой-либо документ, то штамп выполняет в основном лишь информационные функции. Штампы формально заменяют рукописную или машинописную запись в повторяющихся оборотах слов в основном при бумажном документообороте, что актуально в кадровом делопроизводстве.

    Виды штампов

    Работники кадровой службе часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнения соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:

    1. «Копия верна» (размер 14 × 38 мм) – применяется для заверений копий документов.
    2. «Выдан вкладыш серия _____ № ______» (размер 60 × 33 мм) – применяется для проставления отметки о выдаче нового вкладыша в трудовую книжку (руководствуясь статьей 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»: «При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается сериия и номер вкладыша»;
    3. «С записями ознакомлен (а)» (размер 18 × 47 мм) – применяется при внесении записи об увольнении в трудовой книжке или вкладыше к трудовой книжке;
    4. «Экземпляр организации» (размер 10 × 27 мм) – применяется для маркировки кадровых документов и хранится в организации;
    5. «Экземпляр сотрудника» (размер 10 × 27 мм) – применяется для маркировки экземпляра для сотрудника;
    6. «Всего скреплено и пронумеровано _____ лист(ов)» (размер 33 × 60 мм) – применяется при изготовлении и заверении листов на документе (количество листов указывается цифрами);
    7. «Второй экземпляр документа на руки получен ________________ Ф.?И.?О. __________ подпись «   » ___________ 201___ г. (размер 23 × 59 мм) – применяется при составлении документов в двух экземплярах, а также при передаче второго экземпляра на руки сотруднику. Например, трудового договора в письменной форме, в соответствии с ч. 1 ст. 67 ТК, которая предусматривает, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
    8. «Фамилия … изменена на фамилию … на основании …» (размер 33 × 60 мм) – применяется при внесении записи об изменении фамилии в трудовой книжке. Согласно пункту 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69, «указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)».
    9. «Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия _______ № ____ выдан «__» __________ 201__ г.» (размер 37 × 76 мм) – применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с пунктом 2.4. Инструкции по заполнению трудовых книжек, «изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей».
    10. «Дубликат» (размер 10 × 14 мм) – применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании пункта 1.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек «При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера».
    11. «Инспектор отдела кадров» (размер 10 × 27 мм) – применяется для указания должности на документах;
    12. «Начальник отдела кадров» (размер 10 × 27 мм) – применяется для указания должности на документах;
    13. «Директор по персоналу» (размер 10 × 27 мм) – применяется для указания должности на документах.

    Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении № 1.

    Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

    Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку

    Учет и хранение штампов

    Для учета штампов Правила предписывали вести журнал, который находится в кадровой службе и хранится в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Эта регистрационная форма и сейчас помогает кадровикам четко фиксировать каждый случай выдачи штампа, чтобы впоследствии избежать претензий по поводу того, что штампы могли быть не выданы или утеряны. На журнале учета штампов проставляется пометка «Для служебного пользования», листы нумеруются, прошиваются, скрепляются сургучной печатью и подписью руководителя организации. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение штампов, назначается распорядительным документом руководителя компании. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку. Журнал учета штампов представлен в приложении № 2 и может содержать следующие колонки:

    • номер по порядку,
    • оттиск или эскиз штампа,
    • «получил» с датой и подписью,
    • «сдал» с датой и подписью,
    • примечание.

    Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.

    Упорядочение использования штампов в организации регламентируется локальным нормативным актом организации, представляющим собой обычно инструкцию о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов, примерный образец которой приведен в Приложении № 3. Инструкция утверждается первым лицом организации.

    Таким образом, различные штампы могут оптимизировать работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, поэтому необходимы любой кадровой службе.


    Приложение 1

    Образец бланка письма об изготовлении штампа 

      Нажмите на изображение чтобы увеличить его 


    Приложение 2

    Форма журнала учета штампов 


    Приложение 3

    Инструкция по регламентированию учета, использования, хранения и уничтожения штампов (примерный образец) 

    Нажмите на изображение чтобы увеличить его


    Татьяна Скоробогатова — эксперт журнала «Кадровик»  http://delovoymir.biz/ru/columns/2950/

    Категория: Мои файлы | Добавил: tarasov
    Просмотров: 950 | Загрузок: 0 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
    [ Регистрация | Вход ]
    Остановка счётчика
    До 100% экономии.
    Стабилизатор-мим
    МИМ-фазосдвигающий
    мим-компакт
    рег.эн.сб.ламп...
    анализ счётчиков
    переплюнем Теслу
    МИМ-осцилограмма.
    экономим "100%"
    Поиск
    Категории раздела
    Мои файлы [125]
     
     
    Copyright MyCorp © 2017
    Сайт управляется системой uCoz