Командировочные расходы

Подтверждающие документы

Традиционно при проверках налоговики требуют документы, подтверждающие служебный характер командировки. При отсутствии таких бумаг ревизоры заявляют, будто поездка совершена в личных целях, и с командированного сотрудника необходимо удержать НДФЛ.

Судьи неизменно встают на сторону компаний. Так, одна организация из Ямало-Ненецкого автономного округа направила двух работников в Москву. Первый получил задание заключить договоры с контрагентами, второй – пройти курс обучения в академии управления. Инспекторы полагали, что по возвращении из столицы сотрудники должны были подколоть к своим авансовым отчетам копии заключенных договоров и копию свидетельства о повышении квалификации. Поскольку этих документов не было, ревизоры расценили затраты на командировки как личные доходы, облагаемые НДФЛ.

Однако, судьи пришли к выводу, что только сам работодатель может решить, какие подтверждающие документы ему требуются. Если компания приняла авансовые отчеты, то, несмотря на отсутствие договоров и свидетельства о повышении квалификации, производственная направленность расходов не подлежит сомнению. Как следствие, облагаемый доход у работников отсутствует (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 09.11.11 № А81-1294/2011, оставлено без изменения постановлением ФАС Западно-Сибирского округа от 24.02.12 № А81-1294/2011).

Аналогичные выводы есть и в других судебных решениях. В частности, судьи Московского округа признали: «…организация сама определяет, при каких командировках какие документы оформлять для подтверждения факта командирования работника» (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.01.12 № 09АП-34530/2011-АК, оставлено без изменения постановлением ФАС Московского округа от 14.05.12 № А40-66362/11-91-285).

Командировка без деловой цели

Иногда цель поездки заведомо носит непроизводственный характер, и работодатель открыто об этом заявляет. В подобной ситуации, по мнению чиновников, все командировочные расходы являются облагаемым доходом сотрудника. Такая позиция изложена в письме Минфина России от 22.11.10 № 03-04-06/6-272.

Но в арбитражной практике есть примеры, когда судьи признавали: даже в случае неслужебной цели командировки НДФЛ с работника удерживать не нужно. Такое решение принял ФАС Московского округа в отношении компании, которая направила своих сотрудников для участия в мотогонках и в игре «Брейн-Ринг». Основным аргументом послужило то обстоятельство, что инициатором командировки выступил работодатель. Что касается сотрудников, то они не были заинтересованы в поездке, и налог на доходы платить не должны (постановление от 12.03.12 № А40-35658/10-4-154).

Тем не менее, нельзя исключать, что в другой раз арбитражные судьи согласятся с чиновниками. Поэтому, на наш взгляд, безопаснее начислить и удержать НДФЛ. А впоследствии компания по приказу руководителя может компенсировать работникам сумму налога.

Однодневные поездки

Много споров вызывают командировки, продолжительность которых не превышает 24 часа. Налоговики убеждены, что при краткосрочных поездках суточные работникам не полагаются. А если компания все же выплатила некую сумму, то эти деньги нельзя признать суточными и необходимо включить в базу по НДФЛ (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 07.05.09 № 20-15/3/045313@).

Судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Несколько лет назад Высший арбитражный суд поддержал инспекторов и подтвердил, что суточные при однодневной командировке – это облагаемый доход сотрудника (определение ВАС РФ от 22.10.09 № ВАС-13740/09). К похожим выводам приходили и федеральные арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 29.06.09 № Ф09-4274/09-С2).

Но в последнее время ситуация стала меняться. Недавно ФАС Московского округа принял решения не в пользу инспекции. Судьи, в частности, отметили: если организация не является бюджетной, то она вправе установить любую продолжительность командировки – от нескольких часов до нескольких месяцев. Суточные освобождаются от НДФЛ независимо от продолжительности поездки (постановления от 30.07.12 № А56-48850/2011 и от 29.06.12 № А05-8580/2011).

Но исход других аналогичных споров неизвестен, и возможно, он будет отрицательным для организации. В связи с этим компаниям, которые не хотят тратить время и силы на судебные разбирательства, проще начислить налог на доходы при однодневной командировке.

Невозвращенные подотчетные суммы

Как известно, сотрудник, получивший наличные под отчет, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги. Об этом прямо сказано в пункте 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.11 № 373-П*.

В ситуации, когда три рабочих дня истекли, а авансовый отчет не предоставлен, налоговики неизменно начисляют НДФЛ на всю подотчетную сумму. Инспекторы рассуждают так: раз сотрудник не отчитался о том, куда потратил деньги, то средства израсходованы на его личные цели. Следовательно, это облагаемый доход работника.

Но судьи считают иначе: само по себе отсутствие авансового отчета не означает, будто работник использовал деньги компании на собственные нужды. По этой причине невозвращенные подотчетные суммы нельзя расценивать как экономическую выгоду сотрудника (постановления ФАС Дальневосточного округа от 10.05.12 № Ф03-710/2012 и ФАС Северо-Западного округа от 02.08.12 № А05-7569/2011).

Иначе обстоит дело с деньгами, которые сотрудники получили не в кассе, а с карточного счета компании. Такой способ получения подотчетных средств не регламентирован, ведь Положение о порядке ведения кассовых операций предусматривает лишь наличную форму выдачи денег под отчет. Возможно, именно по этой причине судьи менее лояльно относятся к ситуации, когда работник вовремя не отчитался по «карточным» деньгам. Такие суммы, как правило, признаются облагаемым доходом сотрудника (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 18.04.12 № А32-6514/2010).

Дивиденды, непропорциональные долям участников в уставном капитале

Много конфликтов возникает из-за дивидендов, начисленных учредителям-физическим лицам. Дело в том, что для дивидендов предусмотрена пониженная ставка НДФЛ 9%, тогда как большинство других выплат облагается по ставке 13%.

Но нет полной ясности относительно того, что считать дивидендами. В главе 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ такое определение отсутствует. Зато в других главах Налогового кодекса есть сразу два определения дивидендов. Первое – в статье 43 НК РФ. Там говорится, что дивиденды – это доход, полученный акционером или участником организации при распределении чистой прибыли пропорционально доле в уставном капитале. Второе определение – в статье 275 НК РФ. Согласно этому определению, дивиденды – это доходы от долевого участия в деятельности компании. Таким образом, основное отличие между названными определениями заключается в слове «пропорционально».

Организации, которые начисляют дивиденды непропорционально долям учредителей, обычно руководствуются определением из статьи 275 НК РФ. Они считают, что такие выплаты являются дивидендами и подпадают под пониженную ставку 9%. Инспекторы возражают: статья 275 НК РФ относится к налогу на прибыль, и ее нельзя применять при исчислении НДФЛ. Судьи соглашаются с налоговиками (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.04.12 № А13-2089/2010).

Далее встает вопрос: нужно ли применить ставку 13% ко всей сумме дивидендов? Или следует разбить дивиденды на две части: одна соответствует пропорциональному распределению и облагается по ставке 9%, вторая превышает «пропорционально распределенную» сумму и облагается по ставке 13%? Налоговики настаивают на первом варианте, компании – на втором. В судах чаще всего побеждают организации (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.04.12 № А13-7191/2010, ФАС Северо-Западного округа от 27.06.11 № А13-2088/2010).

Другие судебные решения по вопросам начисления НДФЛ, принятые в этом году

* Аналогичное правило содержалось и в прежнем Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.http://delovoymir.biz/ru/columns/2097/